PROCÉDURE MISSIONS
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AVANT TOUT DÉPART EN MISSION
Toutes les missions et invitations sur crédits UCBL ou CNRS (avec ou sans frais) doivent faire l’objet d’une demande via le formulaire missions :
https://math.univ-lyon1.fr/mission/
LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE COMPLÉTÉ LE PLUS PRÉCISÉMENT POSSIBLE !
Précisions techniques :
N’oubliez pas de valider le formulaire missions en cliquant en bas à droite, une première fois sur le bouton « Suivant » puis sur le bouton « Envoyer » à l’écran suivant.
Si vous ne recevez pas de mail automatique (expédié de votre propre adresse et intitulé « Demande de [vous] à valider ») suite à cette opération, c’est que vous n’avez pas envoyé votre demande.
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Si votre demande concerne une invitée ou un invité qui n’est jamais venu.e auparavant, il faut qu’elle ou il remplisse ce formulaire de création :
formulaire_creation_agent-fr-en-11-07-2023.pdf
Attention : Les délais de traitement de la mission peuvent être rallongés de 2 à 3 semaines. Merci d’en tenir compte au moment de vos demandes.
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Une fois votre demande validée par la direction ou par le responsable scientifique du contrat choisi, celle-ci sera traitée par la gestionnaire de l’équipe concernée qui la saisira dans NOTILUS (UCBL) ou ETAMINE (CNRS).
TRES IMPORTANT : les missionnaires reçoivent directement leurs billets de transport et leurs vouchers d’hôtel. Les gestionnaires ne reçoivent plus rien.
Il est donc IMPERATIF que les missionnaires fassent suivre les messages incluant leurs billets et leurs vouchers à la gestionnaire concernée.
RAPPELS :
L’UCBL n’autorise pas l’usage des plateformes UBER et AIRBNB.
Le CNRS n’autorise pas l’usage d’UBER mais autorise l’usage de la plateforme AIRBNB.
Les dépenses faites via les plateformes non-autorisées ne seront donc pas remboursées.
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MISSIONS DE PLUS DE 500 €
Les demandes de financement de mission au conseil de laboratoire se font par ce formulaire.
Dès que votre demande est acceptée par le conseil de laboratoire, vous recevez un message de la direction ou du secrétariat et vous procédez ensuite comme pour les missions de moins de 500 euros, c’est-à-dire en remplissant le formulaire habituel : https://math.univ-lyon1.fr/mission/
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USAGE DU VÉHICULE PERSONNEL
Il est interdit d’utiliser son véhicule personnel :
- En France, sauf : Si le lieu de la mission n’est pas joignable par un autre type de transports ; Si le missionnaire doit transporter des matériels lourds et encombrants ; Pour raison de santé.
- Hors de France, dans tous les cas.
Pour les missions prises en charge sur des crédits UCBL et avec l’autorisation de la Direction, une demande préalable doit être remplie en ligne sur l’outil DEDOM –ET CE MÊME POUR LES MISSIONS SANS FRAIS.
Attention, les frais kilométriques seront remboursés à hauteur du coût du billet de train équivalent 2nde classe.
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MISSIONS DANS LES PAYS A RISQUES – UCBL
Pour confirmer si le pays où la mission aura lieu est à risques, il est possible de se référer au site du ministère des affaires étrangères. Les pays dont la carte fait apparaître la couleur orange (pour « déconseillée sauf raison impérative »), ou a fortiori la couleur rouge (pour « formellement déconseillée ») sont à risques.
Attention, tous les déplacements dans les pays à risques sont soumis à autorisation préalable du Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD). Cela induit des délais dans la mise en place de la mission.
Les demandes au FSD côté UCBL sont faites via ce formulaire :
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MISSIONS DANS LES PAYS A RISQUES et MISSIONS LONGUES DURÉES – CNRS
Le CNRS tient à jour une liste de pays à risques sur l’intranet du CNRS. C’est elle qu’il faut prendre en compte pour les agents CNRS, ainsi que pour les autres personnels dès que des crédits CNRS sont utilisés pour financer la mission.
Mission longue durée : durée de mission qui dépasse 89 jours consécutifs ou s’il totalise plus de 89 jours de mission dans un ou plusieurs pays sur 365 jours glissants. Ils sont soumis à autorisation préalable du Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD) du CNRS, tout comme les missions dans les pays à risques.
Les demandes au FSD côté CNRS sont faites directement sur Etamine et au plus tard 15 jours avant le départ en mission.
La ou le gestionnaire aura besoin des informations suivantes :
Personne à contacter en cas d’urgence :
- Nom, prénom
- Adresse
- Téléphone
Coordonnée sur place :
- Téléphone
Coordonnées pour l’étape N° 1 :
- Adresse sur place
Personne à contacter sur place :
- Nom, prénom
- Adresse
- Téléphone
Une fois la demande de mission entrée dans Etamine, un onglet spécial pour les missions en pays à risques s’ouvrira. Il faudra cocher « oui » à la question « cette mission comporte-t-elle des risques ? » afin que la demande soit automatiquement transmise à la direction de la sûreté du CNRS.
Il est impératif de s’inscrire sur le service Ariane avant de partir en mission dans un pays à risques.
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RETOUR DE LA MISSION
La ou le missionnaire doit envoyer par mail à la gestionnaire de l’équipe concernée, l’ensemble des pièces justificatives sous format PDF uniquement.
Chaque type de dépense (transport / hébergement / repas / divers) doit faire l’objet d’un seul fichier qui doit être nommé de la manière suivante :Nom-Date de départ–Lieu de mission- Nature de la dépense.
Par exemple, pour la mission de M. Francis DUPONT à Paris du 5 au 7 juillet 2026, tous les tickets de repas doivent être envoyés dans un seul fichier PDF intitulé : Dupont_Francis-5JUIL2026-Paris-Repas
Pour son hôtel, le fichier devra se nommer : Dupont_Francis-5JUIL2026-Paris-Hotel , etc.
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RAPPEL, les pièces justificatives comprennent :
- Les billets de transport ou les cartes d’embarquement « classiques ». Une copie des billets de transport est demandée même lorsqu’ils sont pris en charge par un autre établissement ou organisme car ils servent de justificatif aux dates de la mission.
- Les factures d’hébergement à votre nom,
- Tous les tickets de repas – ATTENTION : Les tickets de carte bancaire (facturettes) ne sont pas recevables. En cas de mission de longue durée, les tickets de supermarchés sont acceptés pour couvrir 6 repas, cela implique donc de faire ses courses tous les 3 jours.
- L’attestation de participation lorsqu’elle est délivrée par les organisateurs d’un colloque,
- Les tickets de transports en commun, voire de péage ou de parking s’il y a lieu.